Skip to main content
Daikin logo

Privacyverklaring

Daikin Europe N.V. en Daikin Europe Coordination Center N.V. ("Daikin"), met maatschappelijke zetel te Zandvoordestraat 300, 8400 Oostende, België, ingeschreven onder het ondernemingsnummer BE 0412.120.336, als Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens, informeert de werknemers van de entiteiten die tot de Daikin groep behoren over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het personeelsbeheer, in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de Europese Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens ("Verordening" of "AVG"), de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de latere wijzigingen en integraties ervan.

In het kader van bestaande arbeidsrelaties kan Daikin de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

  • Identificatiegegevens zoals naam, achternaam, geboortedatum, telefoonnummer, woonadres, e-mailadres, enz.; 

  • Identificatiedocumenten zoals paspoort, identiteitskaart, rijbewijs. 

  • Persoonsgegevens van uw gezinsleden, zoals bijvoorbeeld burgerlijke staat, gezinssamenstelling, hun persoonlijke gegevens, enz.;  

  • Gegevens met betrekking tot opleiding, carrière, rol in het bedrijf, zoals bijvoorbeeld opleidingskwalificaties, eerdere werkervaringen, promoties, werkprestaties, enz.; 

  • Gegevens met betrekking tot het type contract (bepaalde of onbepaalde tijd, voltijds of deeltijds, enz.), beloning, voordelen, enz.; 

  • Werktijd, met inbegrip van overwerk; verlofaanvragen (gebruikt of restant); afwezigheden in gevallen waarin de wet of collectieve arbeidsovereenkomsten voorzien; overplaatsingen naar andere werkplekken; tuchtprocedures en -maatregelen; 

  • Elektronische identificatiegegevens, zoals bijvoorbeeld badges, IP-adressen, toegangsrechten, enz.;  

  • Beelden verzameld voor o.a. de volgende doeleinden: personeelslijst gepubliceerd op het intranet, organogram, werknemersbadges, veiligheid op de werkplek (videobewaking).

Daikin en geautoriseerde derden verwerken een beperkte hoeveelheid "gevoelige" gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden: 

  • Gezondheids- en medische gegevens zoals bijvoorbeeld ziekten, handicaps, zwangerschap, postpartum of borstvoeding, verwondingen, verzekeringsinformatie, enz.; 

  • Gezondheidstoestand en arbeidsgeschiktheid: Daikin zal alleen persoonsgegevens verwerken met betrekking tot de medische beoordeling om de geschiktheid van de werknemer voor de specifieke functie te bepalen, zonder aanwijzingen met betrekking tot de specifieke gezondheidstoestand die door de arts is vastgesteld, zoals vereist door de wet.

Net als andere persoonsgegevens wordt de verwerking van gevoelige gegevens uitgevoerd in overeenstemming met de beginselen van noodzakelijkheid en rechtmatigheid, waarbij de betrokkenen vooraf worden geïnformeerd en hun toestemming wordt gevraagd als het niet passend is om zich te beroepen op andere gelijkwaardige rechtsgrondslagen. 

Daikin vertrouwt in de eerste plaats op de informatie die u hebt verstrekt tijdens het selectieproces, het onboardingproces of gedurende uw tewerkstellingsperiode of opdrachtperiode. Dit geldt met name voor identificatie- en contactgegevens, maar ook voor werkgerelateerde gegevens, zoals persoonlijke gegevens, contactgegevens, identificatiedocumenten, informatie met betrekking tot bankrekeningen, enz.

Een deel van deze informatie is afkomstig van openbaar toegankelijke/publieke domeingegevens of uit databases van derden die naar behoren zijn geautoriseerd om dergelijke gegevens met Daikin te delen.

Hoewel Daikin er alles aan doet om ervoor te zorgen dat uw gegevens nauwkeurig, volledig en up-to-date zijn, worden werknemers aangemoedigd om hun gegevens minstens één keer per jaar te controleren. Daarnaast moeten werknemers alle relevante wijzigingen in persoonsgegevens onmiddellijk aan de werkgever melden. Het bedrijf wijst elke aansprakelijkheid af voor onnauwkeurigheden of tekortkomingen in de persoonlijke of gevoelige gegevens die u hebt verstrekt.

De door u verstrekte persoonsgegevens worden door Daikin verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. Totstandbrenging en beheer van de arbeidsrelatie, voor de uitvoering van gerelateerde contractuele, precontractuele en wettelijke verplichtingen (bijv. om de correcte uitvoering van de dienst te verifiëren of om het bedrag van de vergoeding te bepalen, met inbegrip van overwerkvergoedingen of te betalen bonussen), om vakantiedagen en vergunningen te kwantificeren, om een legitieme reden voor afwezigheid vast te stellen; gelijke kansen op het werk te waarborgen; toegang tot en aanwezigheid in het bedrijfsterrein te verifiëren door middel van passende registratietools zoals badges); zorgen voor de opleiding van werknemers; opstellen van documenten en rapporten om zakelijke redenen (bijv. jaarverslagen of documenten met betrekking tot een aanbesteding).
  2. Beheer van socialezekerheidsverplichtingen, om te voldoen aan de verplichtingen opgelegd door het burgerlijk wetboek en de socialezekerheidswetgeving.

  3. Beheer van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, om te voldoen aan verplichtingen opgelegd door het burgerlijk wetboek en de fiscale regelgeving en het bijhouden van een boekhouding.

  4. Beheer van verplichtingen met betrekking tot veiligheid en hygiëne op het werk, om te voldoen aan de verplichtingen opgelegd door de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van hun werk.

  5. Beheer van geschillen, om een recht te doen gelden of te verdedigen, ook door een derde partij, in gerechtelijke procedures, administratieve procedures of arbitrage- of bemiddelingsprocedures in gevallen waarin wetten, EU-verordeningen, -verordeningen of collectieve overeenkomsten voorzien.

  6. Toezicht op werknemers, op basis van gerechtvaardigde belangen, indien toegestaan door de nationale wetgeving en in overeenstemming met de bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens en de wettelijke vereisten op het gebied van arbeidsrecht en de modaliteiten die op bedrijfsniveau zijn overeengekomen – bijvoorbeeld afbeeldingen in video's met een gesloten circuit, toegangsgegevens tot systemen en bedrijfsgebouwen, gegevens verzameld door IT-beveiligingsprogramma's en filters, binnen de grenzen die nodig zijn voor beveiliging, organisatorische behoeften en andere legitieme doeleinden;

  7. Controle over het gebruik van bedrijfstools voor het voorkomen en bestrijden van illegaal of frauduleus gedrag ten nadele van Daikin of andere geïnteresseerde derden; in sommige gevallen kunnen gegevens rechtstreeks worden verzameld vanaf apparaten van het bedrijf, indien verstrekt en binnen de grenzen die zijn toegestaan door de toepasselijke wetgeving en interne bedrijfsprocedures. Dergelijke gegevens worden niet voortdurend verzameld, maar ze zijn mogelijk als Daikin bijvoorbeeld onderzoek moet doen naar mogelijke schendingen van wettelijke bepalingen, zijn interne procedures of de rechten van Daikin, zijn werknemers of medewerkers, of groepsmaatschappijen. De werknemer kan meer informatie verkrijgen over de bovengenoemde controles door het beleid van het bedrijf inzake het gebruik van internet en bedrijfsapparaten te raadplegen.

  8. Tuchtprocedure.

  9. Om de activiteiten van het bedrijf en het bereiken van zijn doelstellingen en interne bedrijfscommunicatie te vergemakkelijken (bijv. foto's en contactgegevens van de werknemer en zijn leidinggevende).

Persoonsgegevens van personen ten laste, of andere familieleden, samenwonenden of contactpersonen voor noodgevallen kunnen door Daikin worden verwerkt met het oog op het beheer van HR-processen. 

De gegevens die door Daikin worden verzameld, worden alleen gedeeld of overgedragen aan derden voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden vermeld.

Als onderdeel van onze bedrijfsactiviteiten en uitsluitend voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën van ontvangers:

  • Personeel van het bedrijf (inclusief directe en indirecte leidinggevenden, HR-personeel en collega's als onderdeel van hun functieverantwoordelijkheden).

  • Andere bedrijven binnen de Daikin-groep, die optreden als verwerkingsverantwoordelijken, indien nodig voor activiteiten zoals wereldwijde processen, groepscommunicatie of personeelsplanning. 

  • Externe partijen die samenwerken met het bedrijf.

  • Alle openbare en/of privé-entiteiten die de mededeling van uw persoonsgegevens met betrekking tot uw tewerkstelling vereisen, uitsluitend voor het relevante doel (bv. zorginstellingen, bedrijfsartsen, welzijns- en sociale bijstandsinstellingen, verzekeringsmaatschappijen, arbeidsbemiddelingsbureaus, beroepsbeoefenaars, entiteiten die ondersteunende diensten verlenen aan deze welke door Daikin worden uitgevoerd, zoals experts, consultants, juridische adviseurs, auditkantoren, leasingmaatschappijen, marketing- en communicatiebureaus), overheidsdiensten, dochter-/moedermaatschappijen/gelieerde ondernemingen van Daikin, entiteiten die het resultaat zijn van mogelijke fusies, spin-offs of andere transformaties van Daikin, externe entiteiten die betrokken zijn bij activiteiten die verband houden met of voortvloeien uit de uitvoering van het contract, kredietinstellingen voor betalingsopdrachten of andere financiële activiteiten die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst).

  • Dienstverleners, bijv. payrollproviders, IT-systeemproviders, cloudserviceproviders, databaseproviders en consultants.

  • Verzekeringsmaatschappijen, banken en overheidsinstanties die optreden als verwerkingsverantwoordelijken, voor wie een verwijzing naar hun privacyverklaringen en beleid inzake het gebruik van uw persoonsgegevens passend is.

Het is mogelijk dat Daikin uw persoonsgegevens moet overdragen naar landen buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte (EER), hierna "derde landen" genoemd. Dergelijke overdrachten aan derde landen kunnen alle in bovenstaand hoofdstuk 3 genoemde verwerkingsactiviteiten omvatten. Deze privacyverklaring is ook van toepassing in gevallen van gegevensoverdracht naar derde landen waar het niveau van gegevensbescherming verschilt van dat van de Europese Unie. Internationale gegevensoverdrachten kunnen met name plaatsvinden in de volgende situaties:

a) Groepsmaatschappijen: Groepsmaatschappijen die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, hebben gegevensbeschermingsovereenkomsten gesloten met behulp van contractuele clausules in overeenstemming met de normen die zijn vastgesteld door de Europese Commissie om de privacy te beschermen en internationale gegevensoverdrachten te legitimeren; 

b) Andere derden buiten de Europese Unie/EER: Elke overdracht van persoonsgegevens aan derden vindt alleen plaats na u hiervan op de hoogte te hebben gesteld en, indien vereist, uw toestemming te hebben verkregen. Elke overdracht van gegevens naar andere landen dan die waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd, is gebaseerd op overeenkomsten waarbij gebruik wordt gemaakt van door de Europese Commissie aangenomen modelcontractbepalingen of andere passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. 

Daikin heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te bieden. Bij deze maatregelen wordt rekening gehouden met: 

  • de stand van de techniek;
  • de kosten van de uitvoering;
  • de aard van de gegevens; en  
  • de risico's van de verwerking. 

Het doel is om uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, wijziging, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en andere onwettige vormen van verwerking. Bovendien zal Daikin bij de verwerking van uw persoonsgegevens het volgende doen:

  • verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens die adequaat, relevant en niet buitensporig zijn, zoals vereist om de bovenstaande doeleinden te bereiken; en

  • zorgt ervoor dat dergelijke persoonsgegevens up-to-date en accuraat blijven. 

Onder voorbehoud van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens en/of om verwijdering ervan te vragen, zal Daikin uw persoonsgegevens alleen bewaren gedurende de tijd die nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten, waarna ze worden verwijderd uit de actieve systemen van Daikin. In bepaalde gevallen vereisen wettelijke of reglementaire verplichtingen (bijv. belastinggerelateerde zaken) ons echter om bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren, met inbegrip van de periode na de beëindiging van de arbeids- of samenwerkingsrelatie tussen Daikin en de werknemer. In belastinggerelateerde zaken zijn we bijvoorbeeld verplicht om gegevens met betrekking tot werknemersvergoedingen maximaal 10 jaar te bewaren. Voor meer informatie over de bewaartermijn van persoonsgegevens van personen, waaronder werknemersgegevens, verwijzen wij u naar het Record Retention Schedule – Belgium.

De rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Daikin worden verwerkt, zijn de volgende:

  • Recht op toegang: U kunt Daikin vragen om informatie over de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen, met inbegrip van informatie over de categorieën van persoonsgegevens die Daikin bezit of controleert, het doel waarvoor ze worden gebruikt, waar ze zijn verzameld (indien niet rechtstreeks van u) en aan wie ze mogelijk zijn meegedeeld.
  • Recht op rectificatie: U kunt van Daikin de rectificatie verkrijgen van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben of door u zijn meegedeeld. Daikin levert redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die het bewaart nauwkeurig, volledig, actueel en relevant zijn, op basis van de meest recente beschikbare informatie.
  • Recht op vergetelheid: U kunt van Daikin de verwijdering van uw persoonsgegevens verkrijgen indien:  
    • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt; 
    • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verdere verwerking van uw persoonsgegevens en u maakt gebruik van dit recht om bezwaar te maken; 
    • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt; tenzij de verwerking noodzakelijk is op grond van wettelijke verplichtingen, wetgeving of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
  • Recht op beperking: U kunt beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verkrijgen indien:  
    • U betwist de juistheid van uw persoonsgegevens gedurende de periode waarin Daikin de juistheid ervan moet controleren; 
    • De verwerking is onrechtmatig of de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar u heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Op uw verzoek zal Daikin uw persoonsgegevens overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch mogelijk, op voorwaarde dat de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract.

  • Recht van bezwaar: U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, op voorwaarde dat de verwerking niet gebaseerd is op uw toestemming, maar op de gerechtvaardigde belangen van Daikin of derden. In dergelijke gevallen zal Daikin uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij dwingende en legitieme redenen kunnen worden aangetoond die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking, geef dan aan of u uw persoonsgegevens wilt verwijderen of de verwerking ervan wilt beperken. 

Om de bovengenoemde rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke op het volgende e-mailadres dpc@daikineurope.com. Houd er rekening mee dat de verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 14, lid 3, van de AVG de in artikel 14, leden 1 en 2, van de AVG bedoelde informatie verstrekt: a) binnen een redelijke termijn na het verzamelen van de persoonsgegevens, maar niet later dan één maand, rekening houdend met de specifieke omstandigheden waarin de persoonsgegevens worden verwerkt; b) indien persoonsgegevens bestemd zijn voor communicatie met de betrokkene, uiterlijk op het moment van de eerste communicatie met de betrokkene; of c) in geval van mededeling aan een andere ontvanger, uiterlijk bij de eerste mededeling van persoonsgegevens.

Om de rechten uit hoofde van de artikelen 15 en volgende van de Verordening uit te oefenen, kunt u zich wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke Daikin Europe N.V. / Daikin Europe Coordination Center N.V., met maatschappelijke zetel te Zandvoordestraat 300, 8400 Oostende, België, ingeschreven onder het ondernemingsnummer BE0412.120.336, of tot dpc@daikineurope.com.

De Global Data Protection Officer die verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming door Daikin in Europa is Ren Caoqin. 

De betrokkene kan te allen tijde veilig en vertrouwelijk contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming of zijn kantoren als hij algemene vragen heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens of voor elke kwestie die verband houdt met gegevensbescherming, via het volgende:

  • Functionaris voor gegevensbescherming, Umeda Center Bldg., 2-4-12, Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka 530-8323, Japan. 

Eventuele toekomstige wijzigingen of aanvullingen op de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring zullen vooraf worden meegedeeld via individuele kennisgevingen via de gebruikelijke communicatiekanalen die door Daikin worden gebruikt (bijv. via e-mail).

Daikin, Oostende, 1 september 2024 

Hilde Goossens

Shape 

Daikin Europe N.V. and Daikin Europe Coordination Center N.V. ("Daikin"), with registered office in Zandvoordestraat 300, 8400 Ostend, Belgium, registered under company number BE 0412.120.336 , as the Data Controller of your personal data, informs the employees of the entities belonging to the group about how your personal data are processed within the scope of human resources management, in accordance with Articles 13 and 14 of the European Regulation 2016/679 on the protection of personal data ("Regulation" or "GDPR"),  the Act of July 30, 2018 on the Protection of Natural Persons with Regard to the Processing of Personal Data, and its subsequent amendments and integrations.

In the context of existing employment relationships, Daikin may process the following categories of data:

  • Identification data such as name, surname, date of birth, telephone number, home address, email address, etc.; 

  • Identification documents such as passport, identity card, driving license. 

  • Personal data of your family members, such as, for example, marital status, family composition, their personal information, etc.; 

  •  Data related to education, career, role in the company, such as, for example, educational qualifications, previous work experiences, promotions, work performance, etc.; 

  •  Data related to the type of contract (fixed-term or permanent, full-time or part-time, etc.), remuneration, benefits etc.; 

  • Working time, including overtime; leave requests (used or remaining); absence from service in cases provided by law or collective employment contracts; transfers to other workplaces; disciplinary proceedings and measures; 

  •  Electronic identification data, such as, for example, badges, IP addresses, access rights, etc.;  

  •  Images collected for, among other things, the following purposes: personnel list published on the company intranet, organizational chart, employee badges, workplace safety (video surveillance).

Daikin and authorized third parties process a limited amount of "sensitive" data for the purposes outlined below: 

  • Health and medical data such as, for example, illnesses, disabilities, pregnancy, postpartum or breastfeeding, injuries, insurance information, etc.; 

  • Health status and fitness for work: Daikin will only process personal data related to the medical assessment to determine the employee’s fitness for the specific position, without indications regarding the specific health condition determined by the doctor, as required by law.

Like other personal data, the processing of sensitive data is carried out in compliance with the principles of necessity and lawfulness, informing the data subjects in advance and seeking their consent if it is not appropriate to rely on other equivalent legal bases. 

Daikin primarily relies on the information you provided during the selection process, the onboarding process, or throughout your employment or assignment period. This is especially true for identification and contact data as well as work-related data, such as personal details, contact information, identification documents, information related to bank accounts, etc.

Some of this information is obtained from publicly accessible/public domain data or from databases belonging to third parties that have been duly authorized to share such data with Daikin.

While Daikin makes every effort to ensure that your data is accurate, complete, and up-to-date,  employees are encouraged to review their data at least once a year. Additionally, employees must immediately report any relevant changes in personal data to the employer. The company disclaims any liability for inaccuracies or deficiencies in the personal or sensitive data you have provided.

The personal data you provide is processed by Daikin for the following purposes:

  1. Establishment and management of the employment relationship, for the performance of related contractual, pre-contractual, and legal obligations (e.g., to verify the accurate fulfilment of the service or to determine the amount of compensation, including overtime pay or bonuses to be paid, to quantify holidays and permits, to ascertain a legitimate reason for absence; ensure equal opportunities at work; verify access and presence in the company premises through appropriate registration tools such as badges); ensure Worker training; prepare documents and reports for business reasons (e.g., annual reports or documents related to a tender).

  2. Management of social security obligations, to fulfil the obligations imposed by the civil code and social security legislation.

  3. Management of tax and accounting obligations, to fulfil obligations imposed by the civil code and tax regulations and the maintenance of accounting records.

  4. Management of obligations related to safety and hygiene at work, to fulfil obligations imposed by the law of August 4, 1996 concerning the well-being of employees during the performance of their work.

  5. Management of disputes, to assert or defend a right, including by a third party, in court, administrative proceedings, or arbitration or conciliation procedures in cases provided by laws, EU regulations, regulations, or collective agreements.

  6. Monitoring of employees, based on legitimate interests, where permitted by national law and in compliance with the provisions of personal data protection and the legal requirements in the field of labor law and the modalities agreed at company level – for example, images contained in closed-circuit videos, access data to systems and company buildings, data collected by IT security programs and filters, within the limits necessary for security, organizational needs, and other legitimate purposes;

  7. Control over the use of company tools for the prevention and repression of any illegal or fraudulent conduct to the detriment of Daikin or other interested third parties; in some cases, data may be collected directly from company devices, where provided and within the limits allowed by applicable laws and internal company procedures. Such data is not collected constantly, but its collection is possible if, for example, Daikin needs to conduct investigations into potential violations of legal provisions, its internal procedures, or the rights of Daikin, its employees, or collaborators, or group companies. The Worker can obtain more information about the above-mentioned controls by consulting the company's policy on the use of the Internet and company devices.

  8. Disciplinary proceedings.

  9. To facilitate company activities and the achievement of its objectives and internal corporate communication (e.g., photographs and contact details of the employee and their supervisor).

Personal data of dependents, or other family members, cohabitants, or emergency contact persons can be processed by Daikin for the purpose of HR process management. 

The data collected by Daikin will only be shared or transferred to third parties for the purposes mentioned in this Privacy Notice.

As part of our company operations and exclusively for the objectives outlined in this Privacy Notice, your personal information might be shared with the subsequent recipient categories:

  • Company personnel (including direct and indirect supervisors, HR personnel, and colleagues as part of their job responsibilities).

  • Other companies within the Daikin group, acting as data controllers, when necessary for activities like global processes, group communications, or personnel planning. 

  • External parties collaborating with the company.

  • Any public and/or private entities requiring the communication of your personal data in relation to your employment, strictly for the relevant purpose (e.g., healthcare institutions, company doctors, welfare and social assistance institutes, insurance companies, employment agencies, professionals, entities providing supportive services to those carried out by Daikin, such as experts, consultants, legal advisors, auditing firms, leasing companies, marketing and communication agencies), public administrations, Daikin's subsidiary/parent/affiliated companies, entities resulting from potential mergers, spin-off, or other transformations of Daikin, external entities involved in activities related to or resulting from the execution of the contract, credit institutions for payment instructions or other financial activities strictly instrumental to service execution).

  • Service providers, e.g., payroll providers, IT system providers, cloud service providers, database providers, and consultants.

  • Insurance companies, banks, public entities acting as data controllers, for which reference to their privacy notices and policies on how they use your personal data is appropriate. 

Daikin may need to transfer your personal data to countries located outside the European Union/European Economic Area (EEA), referred to as "third countries." Such transfers to third countries may include all processing activities mentioned in the above chapter 3. This Privacy Notice also applies in cases of data transfer to third countries where the level of data protection differs from that of the European Union. In particular, international data transfers may occur in the following situations:

a) Group Companies: Group companies located outside the European Union have entered into data protection agreements using contractual clauses in line with the standards set by the European Commission to protect privacy and legitimize international data transfers;

b) Other Third Parties Outside the European Union/EEA: Any transfer of personal data to third parties will only occur after informing you and, if required, obtaining your consent. Any transfer of data to countries other than those for which the European Commission has issued an adequacy decision is based on agreements using standard contractual clauses adopted by the European Commission or other suitable safeguards in compliance with applicable laws. 

Daikin has implemented appropriate technical and organizational measures to provide an adequate level of security and confidentiality to personal data. These measures take into consideration: 

  • the state of the art of technology;
  • the costs of implementation;
  • the nature of the data; and 
  • the risks of processing. 

The purpose is to protect your data against accidental or unlawful destruction, alteration, accidental loss, unauthorized disclosure or access, and other unlawful forms of processing. Additionally, when handling your personal data, Daikin:

  • collects and processes only personal data that are adequate, relevant, and not excessive, as required to fulfil the above purposes; and

  • ensures that such personal data remain up-to-date and accurate.

Subject to your right to object to the processing of personal data and/or to request their deletion, Daikin will only retain your personal data for the time necessary to achieve the purpose for which they were collected or to fulfil legal or regulatory requirements, after which it is deleted from Daikin's active systems. However, in certain cases, legal or regulatory obligations (e.g., tax-related matters) require us to retain some data for a specific period, including the period following the termination of the employment or collaboration relationship between Daikin and the worker. In tax-related cases, for example, we are obliged to retain data related to worker compensation for up to 10 years. For more information about the retention period of personal data of individuals, including worker data, please refer to the Record Retention Schedule – Belgium.

The rights related to the personal data processed by Daikin are as follows:

  • Right of Access: You can ask Daikin for information about the personal data stored concerning you, including information on the categories of personal data Daikin possesses or controls, the purpose for which they are used, where they have been collected (if not directly from you), and to whom they may have been communicated.
  • Right to Rectification: You can obtain from Daikin the rectification of the personal data concerning you or communicated by you. Daikin makes reasonable efforts to ensure that the personal data it holds are accurate, complete, up-to-date, and relevant, based on the most recent information available.
  • Right to Erasure: You can obtain from Daikin the erasure of your personal data if: 
    • The personal data are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed; 
    • You have the right to object to further processing of your personal data and you exercise this right to object; 
    • The personal data have been processed unlawfully; unless processing is necessary in terms of legal obligations, law, or to establish, exercise, or defend a legal claim.
  • Right to Restriction: You can obtain restriction of processing of your personal data if: 
    • You contest the accuracy of your personal data during the period when Daikin must verify their accuracy; 
    • The processing is unlawful or the data is no longer needed for the purposes of processing, but you require it for the establishment, exercise, or defense of legal claims.

  • Right to Data Portability: Upon your request, Daikin will transfer your personal data to another data controller, if technically feasible, provided that the processing is based on your consent or is necessary for the execution of a contract.

  • Right of Objection: You have the right to object to the processing of your personal data at any time, provided that the processing is not based on your consent but on the legitimate interests of Daikin or third parties. In such cases, Daikin will no longer process your personal data unless compelling and legitimate reasons can be demonstrated that override your interests, rights, or freedoms, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. If you object to the processing, please specify whether you wish to delete your personal data or restrict its processing.

To exercise the aforementioned rights, you can contact the Data Controller at the following email address dpc@daikineurope.com. Please note that pursuant to Article 14(3) of the GDPR, the Data Controller provides the information referred to in paragraphs 1 and 2 of Article 14 GDPR: a) within a reasonable period from the collection of personal data, but no later than one month, considering the specific circumstances in which personal data is processed; b) in case personal data is intended for communication with the data subject, no later than at the time of the first communication with the data subject; or c) in case communication to another recipient is foreseen, no later than the first communication of personal data.

To exercise the rights pursuant to Articles 15 and following of the Regulation, you may address the Data Controller Daikin Europe N.V. / Daikin Europe Coordination Center N.V., with registered office in Zandvoordestraat 300, 8400 Ostend, Belgium, registered under company number BE0412.120.336, or to dpc@daikineurope.com.

The Global Data Protection Officer responsible for compliance by Daikin in the European area with data protection regulations is Ren Caoqin. 

The Data Subject can securely and confidentially contact the Data Protection Officer or their offices at any time if they have general questions regarding the processing of their personal data or for any matter related to data protection, using the following:

  • Data Protection Officer, Umeda Center Bldg., 2-4-12, Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka 530-8323, Japan. 

Any future changes or additions to the processing of personal data as described in this Privacy Notice will be notified in advance through individual notifications via the usual communication channels used by Daikin (e.g., via email).

Daikin, Ostend, 1 September 2024 

Hilde Goossens

Volledige verklaring is kan je hier downloaden. 

Klik hier om te downloaden

Download the full notice below

Click here to download